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avisor – kurz erklärt

Inhaltsübersicht


Der Prozess

Die wiederholte Vergabe und Beauftragung von Fremdleistungen führt in den Unternehmen zu hohen Aufwendungen. Das Ziel von avisor ist die Steigerung der Produktivität, Senkung der internen und externen Kosten sowie Verbesserungen in der Qualitätssicherung.

awato möchte mit avisor die Instandhaltungsabwicklung Ihres Standortes effizienter gestalten. Das System basiert auf einem IT-gestützten standardisierten Dienstleistungsprozess für die Beauftragung und Abrechnung von Leistungen und Lieferungen zwischen Leistungspartnern. In diesen Prozess werden Ihre Leistungspartner eingebunden.In Ihrem Betrieb ist ein Schaltschrank defekt und erfordert eine sofortige Instandsetzung. Die für diesen Tätigkeitsbereich verantwortliche Firma besitzt einen Rahmenvertrag über die Ausführung solcher Leistungen in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sich vor, Sie können die Leistungen schnell und unkompliziert abrufen und dennoch lückenlos und jederzeit nachvollziehbar abrechnen.


Kostenreduzierung

Anstatt fortlaufend einzelne Bestellungen zu vergeben, arbeiten Sie nach einem festgelegten Dienstleistungsprozess. Als Voraussetzung dafür werden mit jeder Partnerfirma Rahmenverträge abgeschlossen, die auf standardisierten Leistungen basieren.

Ausgehandelt wird ein Preis für das in einem bestimmten Zeitraum zu erwartende Mengengerüst, die Leistungen können aber nach und nach abgerufen werden.

Das hat mehrere Vorteile: Die Abrufe werden in Form von Einzelaufträgen sicherer abgewickelt, weil die Rahmenbedingungen klar sind. Und da die Aufträge gebündelt werden, bekommen Sie in der Regel auch einen günstigeren Preis als bei Einzelbestellungen.

Sie sparen dadurch Zeit und Geld. Die Partnerfirmen arbeiten zu einem fest vereinbarten Preis und können von Fall zu Fall schnell und unkompliziert per Knopfdruck beauftragt werden. Die Partnerfirmen dokumentieren ihre Leistungen und Sie können diese Forderung elektronisch zur Bezahlung freigeben. Mit der Zeit entsteht so eine wertvolle Datenbank, da alle Einzelaktivitäten miteinander verglichen werden können. Die Partnerfirmen profitieren ebenfalls von dem Prozess. Auch sie sammeln im Lauf der Zeit Daten, auf deren Basis sie kalkulieren und Angebote erstellen können. Der Rahmenvertrag bietet den Partnerfirmen Rechtssicherheit.


Revisionssichere Abwicklung

Alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge sind durch eine lückenlose Dokumentation und die Möglichkeit des ständigen Zugriffs auf alle Daten jederzeit nachvollziehbar.

Ein flexibles Sicherheitskonzept ermöglicht die Festlegung von Sicht- und Bearbeitungsrechten für Anwender und Anwendergruppen. Dies stellt sicher, dass Rahmenverträge nur vom Einkäufer erfasst und freigegeben werden dürfen, die Auftragsvergabe und die Abnahme von Leistungen hingegen von einem technischen Koordinator durchgeführt werden können. Die Freigaberichtlinien ermöglichen darüber hinaus das ‘Vier-Augen-Prinzip’, d. h. die Freigabe eines Beleges durch mehr als eine Person.In Ihrem Unternehmen erfolgen Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip: Ein Auftragskoordinator hat die Berechtigung, Forderungen der Leistungspartner mit einem Wert bis 5.000 EUR zur Abrechnung freizugeben. Aufmaße, welche diesen Wert überschreiten, müssen zusätzlich von seinem Vorgesetzten freigegeben werden. Der Briefkasten in avisor zeigt für jeden angemeldeten Benutzer die freizugebenden Belege.


Aufwandreduzierung

Durch die Einbindung der Leistungspartner in den Prozess einer standardisierten Dienstleistungsabwicklung reduziert sich der Aufwand auf beiden Seiten:

  • Standardisierte Leistungen werden einmalig beschrieben
  • Rahmenbedingungen werden jährlich verhandelt und festgelegt
  • Auftragsvergabe auf Knopfdruck zu festgelegten Rahmenbedingungen
  • Elektronische Leistungserfassung durch den Zulieferer
  • Der Datenaustausch zwischen den Leistungspartnern erfolgt per E-Mail
  • Elektronische Freigabe der Forderung durch eine oder mehrere Personen
  • Stichprobenverfahren ermöglichen eine weitere Effizienzsteigerung
  • Vergleichbarkeit aller Leistungen unabhängig vom Leistungspartner

Die aus dieser Prozessoptimierung resultierenden Einsparungen sind enorm. Erfahrungswerte der letzten 10 Jahre mit unseren Partnern in der Industrie haben gezeigt, dass durch den Einsatz von avisor Einsparungen zwischen 10% und 20% des gesamten Umsatzes mit Leistungspartnern realisiert wurden.


Vom Leistungsverzeichnis zum Standardleistungsverzeichnis

Grundlage für diesen effizienten Dienstleistungsprozess sind Standardleistungsverzeichnisse (StLV). Diese unterscheiden sich in der Anwendung erheblich von einem Leistungsverzeichnis (LV) nach GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen).

Ein GAEB-LV beschreibt den vollständigen Auftragsumfang einschließlich der Mengen bereits vor der Ausführung der Leistungen. Hierin sind Leistungen und Lieferungen für ein Projekt definiert und werden individuell an verschiedene Leistungspartner ausgeschrieben.

Schaubild 1
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Der Einsatz von AVA-Programmen (Ausschreibung – Vergabe – Abrechnung) zur Auftragsabwicklung mit Leistungsverzeichnissen ist sehr zeit- und personalaufwändig. Außerdem verhindert die Struktur dieser Daten einen umfassenden Vergleich zwischen Leistungspartnern oder die Analyse über die Verwendung von Leistungspositionen in unterschiedlichen Fachbereichen. Der Umfang sowie der zur Verfügung stehende Zeitraum für die Realisierung rechtfertigt jedoch häufig den damit verbundenen Aufwand.

Instandhaltungsleistungen hingegen sind ein Massengeschäft. Reparaturen müssen zeitnah durchgeführt werden und haben einen starken Wiederholungscharakter.


Nutzen Sie vorgefertigte Standardleistungsverzeichnisse

Grundlage für die Bewertung von Leistungen und Lieferungen ist das Standardleistungsverzeichnis. Das Standardleistungsverzeichnis (StLV) ist eine Zusammenstellung vom Auftraggeber aufgestellter Leistungs- und Lieferungspositionen mit Einheitspreisen kalkuliert zur Menge 1. Wir vermitteln Ihnen gerne mögliche über unsere Partner vorgefertigter und in der Praxis bewährter StLV zum Einsatz in avisor.

Diese Positionen dieser StLV sind mit Preisen versehen und werden ständig anhand laufender Marktbeobachtungen aktualisiert:

  • Prozessleittechnik
  • Erdarbeiten
  • Abwasserkanalarbeiten
  • Druckrohrleitungsarbeiten im Erdreich
  • Drainagearbeiten
  • Verkehrswegebauarbeiten
  • Landschaftsbauarbeiten
  • Dämmarbeiten an technischen Anlagen
  • Maurerarbeiten
  • Beton- und Stahlbetonarbeiten
  • Zimmer- und Holzarbeiten
  • Dachdeckungs- und Dachabdichtungsarbeiten
  • Klempnerarbeiten
  • Putz- und Stuckarbeiten
  • Gerüstarbeiten
  • Verfahrenstechnik (Rohrleitungsbau)

  • Fliesen- und Plattenarbeiten
  • Estricharbeiten
  • Tischlerarbeiten
  • Parkettarbeiten
  • Beschlagarbeiten
  • Metallbau- und Schlosserarbeiten
  • Verglasungsarbeiten
  • Beschichtungs- und Tapezierarbeiten
  • Bodenbelagsarbeiten
  • Raumlufttechnische Anlagen
  • Heizanlagen und zentrale Wassererwärmungsanlagen
  • Gas-, Wasser- und Abwasserinstallationsanlagen
  • Elektrische Kabel- und Leitungsanlagen in Gebäuden
  • Blitzschutzanlagen

Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.


Hohe Effizienz durch Einheitlichkeit

Im Standardleistungsverzeichnis werden wiederholende Tätigkeiten einmalig beschrieben und zur Menge 1 kalkuliert. Sie erhalten eine Auflistung standardisierter Leistungen, deren Preise zueinander relativiert sind.

1 m² – Grund- oder Deckbeschichtung einer Wand
1 Stück – Sondertransport
1 m – Abkleben mit gekrepptem Klebeband

Die Einheitspreise werden auf Grundlage eines normierten Verrechnungssatzes ermittelt und stehen somit innerhalb eines StLVs in Relation. Fachspezifische Leistungen sind zu Leistungsbereichen zusammengefasst und enthalten Lohn- und Materialpositionen sowie Zulagen für Erschwernisse und Geräte.

Standardleistungsverzeichnisse sind ein Hilfsmittel zur Abrechnung von Leistungen, deren genaue Menge erst nach der Ausführung bekannt ist.


Minimierter Zeitaufwand durch Standardisierung

Standardleistungsverzeichnisse erfahren nur sehr selten inhaltliche Änderungen. Bei Vertragsabschluss erfolgt das Angebot des Auftragnehmers durch Nennung eines Korrekturfaktors für das komplette StLV. Diese Konditionen sind Bestandteil für die zwischen Einkauf und Leistungspartnern vereinbarten Rahmenverträge und werden für eine beliebige Laufzeit (z. B. Tarifzeitraum) oder den Zeitraum eines bevorstehenden Projektes vereinbart.

Auf Basis dieser Rahmenverträge rufen Sie schnell und einfach sämtliche Einzelleistungen ab.

Ihre Leistungspartner beschreiben die Leistungen auf Basis der von Ihnen zu Verfügung gestellten Standardleistungsverzeichnisse. Dies gewährleistet eine lückenlose Dokumentation bei deutlich verringertem Aufwand.
Bei der Abnahme der Leistungen unterstützt Sie ein optionales Stichprobenverfahren mit einer zufallsgesteuerten Auswahl von Aufmaßen innerhalb bestimmter von Ihnen festgelegten Rahmenbedingungen.


Benutzerfreundliche Handhabung

Unser Programm avisor unterstützt Sie während des gesamten Prozesses mit seiner einfachen und leicht erlernbaren Bedienerführung. Menüstruktur und Tastenbelegung folgen den bekannten Windows-Standards und bauen somit auf dem vorhandenen Wissen Ihrer Mitarbeiter auf.

Dennoch lässt sich die Software flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen und ermöglicht den Einsatz in vielen Bereichen Ihres Unternehmens:

  • Rohrleitungsfertigung
  • Rohrleitungsbau
  • Prozessleittechnik
  • Hochbau
  • Tiefbau
  • Isolierarbeiten
  • Korrosionsschutz
  • Gerüstbau

Sie können in avisor zwischen deutscher und englischer Benutzerführung wählen. Programmaktualisierungen für Ihre Leistungspartner erfolgen automatisch über das Internet.


Optimaler Datenaustausch In- und Extern

Avisor bietet zahlreiche Schnittstellen zum Datenaustausch: Die Schnittstellen BBH96 und BBH97 ermöglichen den Austausch von Standardleistungsverzeichnissen, Rahmenverträgen, Einzelaufträgen und Aufmaßen, wahlweise mit Dokumentanhängen im komprimierten und optional verschlüsselten ZIP-Format. Diese Formate können schnell und einfach per Mail versendet oder empfangen werden.

Aufgrund der SSL-Emailverschlüsselung der einzelnen Provider ist für avisor ein eigener E-Mail Account zwingend erforderlich.

Die Schnittstelle KE86 zum Einlesen von Angebots-Leistungsverzeichnissen nach GAEB erlaubt es Ihnen, Ihre Standardleistungsverzeichnisse mit einem AVA-Programm zu erstellen. Aufmaße mit REB-Maßketten können im DA11-Format eingelesen oder exportiert werden.

Darüber hinaus gibt es Schnittstellenprogramme zur Echtzeitanbindung an SAP sowie zur Integration von CAE-Systemen.


Visualisierung des dualen Prinzips von avisor

Sie beauftragen Ihre Partnerfirmen per automatischem Mailversand in avisor. Optionale Dateianhänge wie Isometrien oder PDF-Dokumente werden mit den Einzelauftragsdaten komprimiert und auf Wunsch verschlüsselt an den Auftragnehmer gesendet.

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Das duale Prinzip

Der Auftragnehmer empfängt die bereitgestellten Einzelaufträge über seine Standard-Internetverbindung mit avisor. Er dokumentiert alle ausgeführten Leistungen und Lieferungen mit den Positionen der im Rahmenvertrag hinterlegten Standardleistungsverzeichnisse und schickt seine Aufmaße über den avisor-Mailversand zur Leistungsabnahme an Ihre Koordinatoren.

Beim Einlesen der empfangenen Aufmaßdaten werden alle Positionen mit den bei Ihnen hinterlegten Einheitspreisen und Konditionen vollständig neu berechnet.


Lückenlose und jederzeitige Kostenkontrolle

Durch den Einsatz von avisor erhalten Sie einen wertvollen Datenbestand, in dem alle Einzelaktivitäten miteinander verglichen werden können. Avisor bietet flexible Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten, deren Ergebnisse Sie an externe Programme, wie Microsoft Excel, übergeben können.

Das Zusatzprogramm ViewPoint ermöglicht die Erstellung eigener Berichte, deren Abfragekriterien vom Anwender festgelegt werden können.

  • ABC-Analysen durchleuchten die verwendeten StLV-Positionen bis ins letzte Detail
  • Gegenüberstellung von Auftragsschätzwerten und abgerechneten Beträgen
  • Umsätze je Leistungspartner und Zeitraum

Produktunterstützung

Wir unterstützen Sie bei der Einführung, der Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft und der Betreuung Ihrer Anwender. Des weiteren bieten wir an, Schulungen in Ihrem oder unserem Hause zu planen, zu organisieren und durchzuführen.

Zu Ihrer Unterstützung bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen an:

  • Prozessanalyse
  • Softwareentwicklung
  • Anwendungsberatung und Betreuung
  • Anwenderschulung
  • Hotline
  • Datenbankanalysen und Statistiken
  • Präsentationen
  • Migration externer Daten in StLVs

Während der Einführung von avisor in einem Unternehmen wurden von uns 120 Mitarbeiter geschult. Die Schulung erfolgte in Gruppen zu je 10 Mitarbeitern und dauerte jeweils 4 Stunden.


Skalierbarkeit

Egal ob Sie avisor für 5, 50 oder 500 Anwender einsetzen, das Programm wächst mit Ihren Ansprüchen. Für alle Anwender und Anwendergruppen in Ihrem Unternehmen können Profile zur Steuerung der Sicht-, Zugriffs- und Freigaberechte erstellt werden. Die Benutzeranmeldung ermöglicht darüber hinaus eine belegbasierte Protokollierung aller Vorgänge.

Das Konfigurationsmanagement erlaubt eine fachbereichsbezogene Anpassung von Bildschirmmasken und die Definition von Regeln. Die größte Installation von avisor an einem Standort verwendet eine zentrale Oracle-Datenbank für 1.143 aktive Anwender in 27 verschiedenen Gewerken.